税理士法人 TM総合事務所

税理士法人 TM総合事務所

利用規模

10ユーザ以上

利用用途

在宅勤務、外出先からのアクセス等

01 導入前の背景や課題

企業のトップである経営者のマネジメントをサポートするTM総合事務所

| 事業内容をお聞かせください。

佐藤さま：税理士事務所として、主に中小企業の税務全般を手掛けています。事務所名にある「TM」は「トップ・マネジメント」を意味しており、企業のトップである経営者のマネジメントをサポートすることを使命としています。
1つのサービスに特化するのではなく、中小企業の税務にまつわるすべての業務に対応できるよう、幅広い業務を請け負っていることが特徴でして、関東を中心に北は青森から、南は静岡のお客様とお取り組みさせていただいております。

| 普段はどのような業務を担当されているのでしょうか。

佐藤さま：私自身がデジタル活用に明るいこともあり、お客様の税務業務だけでなく、事務所内のシステム導入やツール活用も担当しております。社内のPC管理や、電子契約書システムの導入などは私が担っておりまして、今回の「RemoteView」の導入も私が中心に進めました。
社内のITリテラシーは比較的高い方だと感じておりまして、社員の7割超は問題なくPCを扱って業務を進めることができています。

会計ソフトのオフラインライセンスのコストに課題

| 社外で税理士業務を行なっていた背景についてお聞かせください。

佐藤さま：多くの税理士事務所では、お客様のところに最低月1回は足を運んでいます。領収書や契約書、通帳といった一次資料がお客様の手元にあるため、税理士自らが直接確認して業務を行う必要があるのです。また、その場で税務アドバイスや細かい確認ができるため、お客様の企業としても安心していただけます。
繁忙期では1週間はお客様のオフィスに常駐するようなケースも過去にはありまして、事務所に戻る時間がないこともしばしばありました。

| 「RemoteView」導入以前、どのような課題があったのでしょうか。

佐藤さま：お客様のオフィスに常駐する場合、以前は持ち出し用のPCを別途用意し、そこにオフラインライセンスを取得した会計システムをダウンロードしていました。加えて、税務業務に必要な顧客のデータも持ち出し用のPCに移し、一部はUSBメモリに入れて社外で業務する必要があったのです。
会計システムのオフラインライセンスを契約するには高額な費用をPCを購入するたびに支払う必要があり、コストが嵩んでいくことに課題を感じていました。
当初は持ち出し用PCが4,5台と少数だったためにあまり問題ではなかったのですが、税理士が増えるごとに持ち出しPCが増えてコストが嵩み、さらには法人税や所得税など、それぞれのシステムでオフラインライセンスを購入する必要がでてきたため、より一層コスト増加に悩みはじめました。
もう1つの課題は、データのダウンロードのためにわざわざ事務所に戻る手間を減らしたかったのです。運用上、オフラインライセンスは事務所のサーバーにつながなければデータがダウンロードできません。これはデータをアップロードする際も同じです。特に常駐先が青森や静岡といった遠方の場合、事務所にわざわざ戻ることはできません。
また、急な仕事の相談をいただいたとしても、一度事務所に戻らねばならないため、突発的に対応することはできません。
これはお客様の企業情報を預かるため、高いセキュリティ環境で仕事をしなければならないと理解はしてはいたのですが、もう少し簡単でシームレスな方法で実現できないかと悩んでいました。

02 選択のポイント

オフラインライセンスのコストと比較し、導入を決定

| 「RemoteView」をお知りになったきっかけをお聞かせください。

佐藤さま：弊社とお取引きがあったシステム会社さんからご紹介いただいたことがきっかけです。実際の挙動を営業の場で確認できたことで導入意向が高まりました。

| 他社ツールとの比較検討は行われたのでしょうか。

佐藤さま：その当時、私が知っていた別のシステムとの比較検討をさせていただきました。そのサービスはアプリをダウンロードする必要があることがネックだったのです。場所によっては、クライアント様のPCを税理士用にご用意していただくこともあるため、ブラウザベースで利用できる「RemoteView」のほうが私たちのニーズにはあっていましたね。

| 「RemoteView」のトライアル実施についてお聞かせください。

佐藤さま：トライアルのためにライセンスを用意していただいたのですが、使用してすぐ求めていたイメージ通りだと気がついたため、すぐに導入を決定しました。ツールに慣れるまでにはおよそ1ヶ月ほどでして、2012年からそれ以来10年ほど「RemoteView」を活用しています。

| 「RemoteView」を導入するため、社内の合意形成はどのように進められたのでしょうか。

佐藤さま：オフラインライセンス分のコストと比較すると格段に安いため、「RemoteView」の導入への反対意見はありませんでした。また、古いPCでも問題なく稼働したため、新しいPCを購入する必要がなくなったこともコスト改善に貢献したと思います。

| 初めて「RemoteView」を利用してみての第一印象をお聞かせください。

佐藤さま：とにかく簡単でした。インターネットに接続さえできればどこからでも簡単にアクセスできますし、もう少し早く導入していればと感じましたね。わざわざ顧客の重要な会計データを持ち歩かなくてもよくなり、置き忘れの心配がなくなってことも嬉しかったです。

03 製品の活用について

「遠隔画面ロック機能」と「遠隔プリンター機能」を特に活用

| 現在の「RemoteView」導入のご状況をお聞かせください。

佐藤さま：導入当時はお客様先で作業する必要がある社員だけが導入していました。しかし現在では、コロナ禍で在宅ワークに切り替えた影響で20名弱すべての社員のPCに導入しています。
社員が「RemoteView」を扱えるようになるために、ほとんど時間も手間もかかっていません。ログインすれば、事務所でいつも使用しているPC画面がぱっと表示されるような、さわればすぐ分かるようなUIだと思います。
特に若い社員は、自分で調べて扱えるようになっていたくらいでして、「そんな使い方もあったのか」と私が驚かされたこともあります。

| 「RemoteView」でよく利用される機能をお聞かせください。

佐藤さま：リモートでの作業中、本体のPCの画面を非表示にする「遠隔画面ロック機能」は必ず利用しています。私は特に管理職を兼ねているため、重要な情報が漏えいするリスクは最大限減らす必要があります。「RemoteView」を立ち上げた際、自動で画面ロックがかかるように設定しています。
その他には、「遠隔プリンター機能」は活用するシーンが多いですね。これは本体PCのファイルを転送することなく、手元のプリンターで印刷できるという機能です。仕事柄、お客様先で紙の帳票や申請書といった書類を手渡しする場面がよく発生するため、特に重宝していますね。

2日かかっていた作業が1日で終わるように。シームレスな業務を実現！

| 「RemoteView」の導入でどのような成果がありましたか。

佐藤さま：物理的な成果として、データは持ち運ばなくなったためにUSBメモリを携帯することがなくなり、重要データを紛失する恐れが消えましたね。
業務の効率化という観点では、税務業務がシームレスになったことで、2日かかっていた作業が1日で終わるようになりました。クライアント先のオフィス、自社の事務所、自宅ごとに業務が分断されることがなくなり、スキマ時間に作業できることも増えました。
こうした成果もあり、以前よりも社員が減っても問題なく業務が進行できています。

| 社員の働き方には変化はありましたか。

佐藤さま：社員同士の会話で「今日オフィスにいますか」という確認がなくなりました。オフィスにいなくとも業務が変わらないため、無駄な確認が減っています。社員の日報を見ていても、以前と比べて残業は減っています。
また、社員の業務内容のモニタリングが可能になったことで、不正や業務のサボタージュの牽制効果もあるのではないでしょうか。税理士業界の特殊な事情として、税理士法に違反する不正行為に手を染めると、その税理士事務所が業務停止になってしまうのです。そのため、社員の業務活動のモニタリングは必須になります。

04 導入後の成果と今後の取り組み

「『RemoteView』がないと仕事ができません」

| 今後の展望について教えてください。

佐藤さま：特に税務周りはコロナ禍で大きな変化がありました。紙と印鑑で動く世界だったため、デジタル活用がほとんど進んでいなかったのですが、やっとデジタル化の追い風が吹いてきたように感じます。
税理士は事務所にこなければならないという価値観が崩れ、ツールでもっと効率的に仕事をしようという空気が生まれました。そうして生まれた余剰時間は、自己研鑽や自分のプライベートを充実させることができるようになったと感じます。

| 「RemoteView」に対する期待をお聞かせください。

佐藤さま：これまでとまったく一緒だと思います。社員にもしっかり浸透しているので、今後も使っていきたいですね。
過言かもしれませんが、「RemoteView」がないと仕事ができません。事務所にいる時間よりも、自宅かお客様先のオフィスにいる時間のほうが長いため、実際のPCで作業する時間よりも「RemoteView」経由で作業している時間のほうが圧倒的に長く、その時間はおよそ4倍ほどだと思います。

| 最後に、「RemoteView」の導入を検討されている方へアドバイスをお願いいたします。

佐藤さま：簡単ですよ、の一言です。「RemoteView」を開いたら、いつもと同じPC環境で仕事ができるので、安心してください。