01 導入前の背景や課題

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新型コロナウイルス感染者の増加に伴い、急遽テレワークの導入を検討
新潟県の中央に位置する三条市様は、豊かな自然に恵まれた歴史と文化の息づく多様な技術を持った中小企業が集積しているものづくりのまちです。
2020年からDX推進を本格化し、市長を中心に「市民と職員の楽ちん化」という取り組みを打ち出しており、ビジネスチャットツールや電子契約の導入、書類提出や職員採用試験のオンライン化など、積極的に取り組んでいます。
そのような中、昨年の新型コロナウイルスの感染症拡大から、庁内の出勤人数を制限し職員の感染を予防するため、テレワークの導入を検討し始めました。情報管理課の石月氏は当時の状況について次のように話します。

「2020年4月に行われた新型コロナウイルス感染症拡大による緊急事態宣言をきっかけに、三条市でもテレワークができる環境の準備が必要と考え、ツールの検討を開始しました。急な対応だったので、予算も想定しておらず、費用面はシビアに考えていました。
また、テレワークの場合、直接、人が目で見て業務を管理することができないので、ツールの検討にあたっては、テレワーク中の情報漏えいリスクとなる、庁外での資料の印刷やダウンロードの管理は必須機能と考えていました。
さらに、サーバ整備やネットワーク変更が不要で、我々システム管理者や利用職員の設定操作負担が少ないことも選定のポイントとしていました。費用、セキュリティ、管理面など総合的に検討した結果、インターネットを介したリモートアクセスサービスを選定しました。」（石月氏）

三条市役所外観

02 選択のポイント

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リーズナブルかつセキュアなシステムと利用開始時の負担軽減
三条市様は、様々なリモートアクセスサービスの中、RemoteViewを選択されました。
最初に数社のリモートアクセスサービスと比較検討しましたが、効率よくテレワークを運用するための管理者機能を揃えた製品は限られていたと石月氏は説明します。
「RemoteViewは、システムを管理する側が安心して運用できるような管理機能が充実しています。製品導入や運用に必要な細かい設定をPC1台ずつ個別に行う必要がなく、管理者側で簡単に一括設定ができることや、利用する職員が勝手に設定を変更できないように制限できることは選定時の重要なポイントでした。」（石月氏）

三条市様は、「RemoteView」の暗号化通信がVPNと同レベルのセキュリティであること、庁内への回線の負担なく安定した接続が可能なことも、安心して選定できた要素だったと説明しました。
「当初、Web会議も普及してきている中、さらに90台のPCが庁外から庁内へ遠隔で接続されることで回線が重くなり、庁内にも影響が出るのではないかと心配しましたが、問題ありませんでした。」(石月氏)

加えて、導入時の手軽さや導入前のサポートについて、「庁内に設置するリモートアクセス先のPCへのプログラム導入の作業やテレワーク時のリモートアクセスの操作といった利用の準備が容易でした。そのため、利用する職員への教育は必要なく、職員は情報管理課が作成した手順書を見るだけでテレワークを開始することができました。また、「RemoteView」の検討当初からNEC担当者からは丁寧で細やかなサポートがありました。導入検討に必要な情報をタイムリーかつ正確に提供してもらうとともに、導入前に行った「RemoteView」の動作評価の際には的確な技術サポートもありました。」(石月氏)

テレワークにより登庁者が少ない執務フロアの様子

03 導入後の成果

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初のテレワーク導入でも、予想以上の実施率
初のテレワークという試みについて、人事課の松平氏は次のように話します。

「テレワークは、総務部の広報や企画立案業務、経済部や市民部の事業企画立案業務、建設部の書類作成や図面作成など、市民への対応や現場作業が必要な職員、部署以外は実施できています。例えば、経済部の営業戦略室では、2班体制を敷き、2日に1度、課の約半分の職員がテレワークを行っています。2021年4月に実態調査を行ったところ、4月は人事異動があり、引き継ぎなどで出勤が多いにも関わらず、24%の職員がテレワークを実施していると回答がありました。また、2021年7月の調査では、約30部署の中で23部署が利用可能な状態でした。」（松平氏）

また、石月氏は外出時の利用経験を振り返ります。
「私は4月に開校する市立大学の開学準備のため建設中の大学に行く必要がありましたが、庁内の共有ストレージに保存された資料を見たいというときにRemoteViewが役立ちました。また、大学の担当職員が県外の入試会場で対応する時にも活躍しました。今後出張なども増えてきたら、さらに活用が広がると思っています。」(石月氏)

松平氏は在宅勤務時のテレワークの印象を説明します。
「役所に来なくても家で同じ仕事ができるのだな、という印象です。他のコミュニケーションツールも併用しながら、自宅からテレワークを行っていますが、自席と同じように勤務しています。三条市では毎朝朝礼を実施しているのですが、それも自宅からリモートで参加している課もあります。特にテレワークだからといって、市民対応や個人情報の取扱いがなければ庁内での業務と違うということはない、という印象を持っています。」（松平氏）

自治体の中でもいち早くDX化に取り組んでいる三条市様。石月氏は今後のテレワークの在り方に関して次のように語ります。
「三条市では、2021年4月から電子契約導入や見積書・請求書のメール受領による処理を実施しています。さらに2022年1月からは文書管理システムも導入予定です。
現在、多くの自治体では紙文書の処理がメインとなっていますが、業務で扱う紙文書がデータ化されることで、テレワークの対象業務がより拡大していくと考えています。」（石月氏）

また、松平氏は働き方改革を見据えたテレワークの拡大を説明します。
「今はRemoteViewを感染症対策としてテレワークに利用していますが、今後は働き方改革を目的とした、時間や場所にとらわれない働き方の実現のために活用していきたいと思っています。
アンケートで、子供のいる職員がテレワークの効果を『育児や家事との両立ができること』と回答していたことも背景にあります。また、これまでテレワークは『とにかくやらないといけない』という意識から素早く導入することを優先して推進したため、各課の判断で可能とした業務の範囲内でのテレワークに留まっていました。しかし、今後の『働き方改革を見据えたテレワーク』では、テレワークでできる業務を精査するとともに、細かいルールを定め、テレワーク基盤をより広げていきたいと考えています。また「RemoteView」のアクセス可能な時間を制限する機能も、在宅勤務中の時間外勤務の適切な管理という面でさらに有効になってくると考えます。」（松平氏）

最後に、石月氏は今後の取組への意欲を示してくれました。
「三条市では以前からツールや仕組みを適切に活用して成果を出すことを重視してきました。また、セキュリティと業務効率のバランスをしっかり考え、2017年に実施した「ネットワーク分離」を行う際も、インターネットの活用を進めてきました。それが今回のテレワーク導入につながったと考えています。
これからもAIを活用した業務効率化やオンライン手続の拡大などにより、さらなるDX化を進め、「市民と職員のらくちん化」を進めていきたいと思います。」（石月氏）

導入事例協力会社：NECパーソナルコンピュータ株式会社