社会保険労務士法人 人事総研

社会保険労務士法人 人事総研

利用規模

60ユーザ以上

利用用途

在宅勤務

01 導入前の背景や課題

大手企業の頼れるパートナーとして。システムを活用し、人事・労務の合理化を支援

| 事業内容をお聞かせください。

前橋さま：弊社は約90社、10万人の社員の労務管理を行っており、大企業向けの労働・社会保険事務手続代行だけでなく、人事・労務管理の総合コンサルティングなども手掛けています。
社員は30名ほどで、独自の社員労働保険・社会保険ソリューションシステムを構築、ご提案しており、システムを活用した「合理化」が弊社の強みです


| 普段はどのような業務を担当されているのでしょうか。

前橋さま：事業推進部では、顧客の新規開拓および保全関係を担当しています。お客様の社会保険絡みの手続きの取りまとめや、人事労務関係のお客様の課題や悩みに合わせてサービスをご提案することが、主な業務範囲です。

また、今回のRemoteViewのようなデジタルツールの導入も手掛けています。例えば、行政機関に届け出る電子申請「e-Gov」の活用やクラウド型の管理システムの開発、マイナンバーを取り扱うシステム構築などにも取り組んできました。

コロナ禍でリモートワークの導入へ。顧客情報を扱うため、当初は実現できるとは考えていなかった

| RemoteView導入の背景には、どのようなきっかけがあったのでしょうか。

前橋さま：2020年1月頃から深刻化した、新型コロナウイルスの感染拡大が直接のきっかけです。4月には緊急事態宣言が発令され、オフィスに直接出勤しないで在宅業務ができる環境（リモートワーク）を早急に整備する必要に迫られました。

しかし一部の業務では、法律で定められた特定のフォーマットに沿った書類をお客様に送付する必要があるため、すべてを在宅勤務に変更することはできません。「すべての書類をデータで受け取り、システム上で電子申請して完了」とはならないのです

| リモートワークを実現するには、どのような課題があったのでしょうか。

前橋さま：会社のPCをオフィスの外に持ち出すことができなかった点が大きな課題でした。秘密保持契約をお客様と結ぶにあたって、すべての個人情報の持ち出しはNGとなっています。ダウンロードして、USBやフロッピーディスクといった記録媒体に入れて持ち出すこともNGです。

そこで検討し始めたのが、遠隔操作ツールで自宅のPCから会社のPCに接続、操作するという方法でした。自宅で操作するPCは、メーラーや各種ソフトウェアがインストールされていない、遠隔操作専用のPCを会社側で用意し、そこに遠隔操作ツールだけを導入して社員に配布しようと考えたのです。

そこから遠隔操作ツールの選定を進めることになりました。

02 選択のポイント

導入の決め手は、高いセキュリティレベルとアカウントの権限設定、そしてツールの操作感

| 「RemoteView」をお知りになったきっかけをお聞かせください。

前橋さま：弊社のシステム案件を担当してくださっているベンダーさんからのご紹介です。以前から弊社とお付き合いがあるため、個人情報の取り扱いやセキュリティ要件の高さをよくご理解いただいていました。その上で、弊社が目指すリモートワークのイメージをお伝えし、ご提案を受けたツールがRemoteViewだったのです。


| RemoteView導入にあたって、比較検討は実施されましたか。

前橋さま：弊社から提示したセキュリティ要件にRemoteViewの機能がちょうど最適であったことから、RemoteView以外の検討は行っていません。高いセキュリティ要件を満たしつつ、遠隔でスムーズにPCを操作できるという基本的な機能が、最も重要でした。

| RemoteView導入の決め手となった機能があればお聞かせください。

前橋さま：1つの端末に複数のRemoteViewのアカウントでログインし、遠隔操作する端末をスムーズに切り替えられたことが高評価でした。特に大企業のお客様の場合、弊社が提供したクラウドの雇用保険システムを導入しているのですが、そこに弊社社員がログインして作業する際には、そのお客様の社員番号とアクセス権限、そして専用回線への接続が必要なのです。

オフィスにはお客様回線へ接続するための専用PCが担当社員ごとに用意されているので問題ないのですが、リモートワークに移行するにあたって1人あたり2台もノートPCを追加購入するのは、費用や業務の手間の面からも避けたいことでした。

RemoteViewならば、グループやアカウントごとに権限を管理することができるため、高いセキュリティ環境下で1台のPCから複数のPCを切り替えて遠隔操作することが可能です。弊社では、自社用のアカウントと、お客様の専用回線に接続する用のアカウント、1人で2つのアカウントを使用しています。

その他にも、ログイン時の2段階認証でアカウントのなりすましも防止できること、RemoteViewのアカウントを作成した国以外からのログインをブロックできるセキュリティ面も高評価であったポイントでした。

03 製品の活用について

PC1台あたり5分もかからず、スムーズにRemoteViewを導入。社員も操作方法をすぐに理解できた

| RemoteView導入までの流れをお聞かせください。

前橋さま：RemoteViewの導入と平行して、遠隔操作専用のノートPCを30台購入し、その後セットアップを進めました。ちょうど緊急事態宣言が発令される直前の4月頃だったこともあり、とにかくスピードが重要だったと記憶しています。

契約したアカウント数は、社内PCの操作用とお客様回線に接続するPC用で1人あたり2つ、全体で60前後のアカウントを契約しています。RemoteViewをご提案してくださったベンダーさんと協力し、2週間から1ヶ月かけて導入を完了させました。 


| RemoteViewを初めて操作したときのご感想をお聞かせください。 


前橋さま：非常に分かりやすい操作画面だと感じました。実際、ノートPCへインストールする作業は、1台あたり5分もかかっていないと思います。マニュアルも必要なく、社員も5分ほどで遠隔操作の流れを掴んでいました。

相澤さま：自宅にいるにも関わらず、まるで会社にいるような感覚でPCを操作できるなと感じました。高いセキュリティのレベルの中で、安心して家で仕事ができています。

| RemoteViewの使用に関して、社内でルールを設定されていますか。

前橋さま：遠隔操作とはいえ、お客様の重要な情報を扱っているため、家族を含む第三者がいる場所では作業しないように通達しています。また、前述したとおり、どうしても紙を書類を取り扱う作業が発生するため、1人あたり最低週3日リモート勤務を義務付けています。

04 導入後の成果と今後の取り組み

アフターコロナでも、積極的にデジタル化を進め、リモートワークを継続していきたい

| 今後の展望をお聞かせください。

前橋さま：たとえコロナ禍が明けて以前のようなビジネスシーンが戻ってきたとしても、取引先のお客様は今後もリモートワークを継続していくでしょう。弊社でも、今後も積極的にデジタル化を進め、リモートワークを継続していくべきだと考えています。

紙の書類の処理やチームでのコミュニケーションなど、オフィスでの作業が必要な場合は出社し、作業が多い日は自宅で集中するといった柔軟な働き方を続け、作業効率や生産性を向上させていきたいですね。


| 今回の取り組みを振り返り、RemoteViewはどのようなツールだったと感じていますか。

前橋さま：お客様の個人情報の取り扱いを万全を期しながらリモートワークを推進するには、最適なツールだと思います。弊社と同じ士業の事務所におすすめできるのではないでしょうか。


| 最後に、「RemoteView」の導入を検討されている方へアドバイスをお願いいたします。

前橋さま：弊社のようにお客様の個人情報を取り扱う社会保険労務士法人は、絶対にリモートワークができない業種だと思っていました。しかし、以前より進めていた電子申請システムができあがっていたこと、そしてRemoteViewで自社PCを遠隔操作できるようになったことで、リモートワークを実現することができました。RemoteViewはコロナ禍を乗り切ってくれた、まさに“相棒”のような存在だったと思っています。